Microsoft Excel-də Pivot Table Nədir?

Excel-də çox məlumatla işləyən hər kəsin bir yerdə rastlaşdığı problem var: cədvəl böyüyür, sətirlər artır, rəqəmlər çoxalır və bir müddətdən sonra “bu datadan nə nəticə çıxarım?” sualı yaranır. Məsələn, satış cədvəlində minlərlə əməliyyat ola bilər. Hər sətrə baxanda sadəcə tarix, məhsul, müştəri, region, satış məbləği və say görürsən.

Amma rəhbər və ya komanda səndən daha konkret cavab istəyir: hansı məhsul daha çox satılıb, hansı region daha çox gəlir gətirib, hansı ayda satış azalıb, hansı müştəri qrupu daha aktiv olub? Bax Pivot Table, yəni Xülasə Cədvəl, məhz bu suallara sürətli cavab vermək üçün Excel-in ən güclü alətlərindən biridir.

Pivot Table nədir və necə yaradılır?

Microsoft Pivot Table-i Excel-də məlumatları analiz etmək üçün yaradılan xülasə cədvəl kimi təqdim edir. Onu yaratmaq üçün istifadəçi sadəcə məlumat aralığında bir xana seçir, Insert bölməsindən PivotTable seçir və Excel həmin data əsasında yeni xülasə cədvəl qurmağa imkan verir. Bu alətin əsas üstünlüyü odur ki, sən minlərlə sətri tək-tək hesablamaq əvəzinə, məlumatı kateqoriyalara görə qruplaşdırıb ümumi nəticəni bir neçə kliklə görə bilirsən.

Sadə dillə desək, Pivot Table böyük datanı oxunaqlı formaya salır. Normal cədvəldə hər satış ayrıca sətrdə görünürsə, Pivot Table həmin satışları məhsula, tarixə, şəhərə, filiala, əməkdaşa və ya istənilən başqa sahəyə görə qruplaşdırır. Məsələn, bir şirkətin 50 min sətrlik satış datası var. Bu datada hər əməliyyat ayrıca qeyd olunub. Pivot Table vasitəsilə həmin 50 min sətrin içindən “məhsul üzrə ümumi satış”, “aylara görə gəlir”, “filial üzrə nəticə” və “kateqoriya üzrə mənfəət” kimi hesabatları çox qısa vaxtda çıxarmaq mümkündür.

Böyük dataların analizində Pivot Table çevikliyi

Böyük dataların analizində əsas məsələ çox məlumat toplamaq deyil, həmin məlumatın içindən qərar verməyə kömək edən nəticəni çıxarmaqdır. IBM big data analytics anlayışını böyük və mürəkkəb məlumat dəstələrinin sistemli şəkildə işlənməsi və analiz edilməsi kimi izah edir; məqsəd isə trendləri, nümunələri və əlaqələri görərək daha düzgün qərar verməkdir. Excel-də Pivot Table də bu məntiqin gündəlik işlər üçün daha praktik və əlçatan versiyasıdır.

Pivot Table-in gücü onun çevikliyindədir. Eyni data üzərindən bir neçə fərqli hesabat qurmaq mümkündür. Məsələn, satış datasını əvvəl məhsul üzrə analiz edirsən, sonra region üzrə baxırsan, daha sonra aylar üzrə müqayisə edirsən. Bunun üçün əsas datanı dəyişməyə ehtiyac yoxdur.

Sadəcə Pivot Table sahələrini Rows, Columns, Values və Filters bölmələrinə yerləşdirirsən. Rows hissəsinə məhsul adını əlavə etdikdə məhsullar sətirlərdə görünür. Values hissəsinə satış məbləğini əlavə etdikdə hər məhsulun ümumi satışı hesablanır. Columns hissəsinə ayları əlavə etdikdə isə məhsulların aylara görə satış dinamikasını görmək olur.

Sektorlar üzrə hesabatlılıq və datanın hazırlanması

Pivot Table istifadə edən zaman ən vacib məqam datanın düzgün formada olmasıdır. Cədvəldə başlıqlar aydın yazılmalı, boş sütunlar olmamalı, eyni sütunda fərqli tip məlumatlar qarışmamalıdır. Məsələn, tarix sütununda yalnız tarix, satış məbləği sütununda yalnız rəqəm olmalıdır. Əgər data qarışıqdırsa, Pivot Table nəticəni də qarışıq göstərə bilər. Buna görə peşəkar Excel hesabatlarında ilk addım çox vaxt Pivot Table yaratmaq yox, datanı təmizləmək olur.

Coursera-da Microsoft Excel PivotTables üzrə təqdim edilən kurs təsvirində də PivotTable hesabatı üçün datanın hazırlanması, müxtəlif data mənbələrindən PivotTable qurulması və PivotChart ilə işləmək ayrıca bacarıq kimi göstərilir. Bu istiqamətdə mükəmməlləşmək, datanı düzgün təmizləməyi, irihəcmli məlumatlar üzərindən xülasə hesabatlar və interaktiv panellər qurmağı öyrənmək üçün Excel kursu proqramına qoşula bilərsiniz. Bu proqram sizə real biznes keysləri ilə Pivot Table idarəetməsini dərindən mənimsəməyə kömək edəcək.

Pivot Table xüsusilə satış, anbar, maliyyə, insan resursları və marketinq hesabatlarında çox istifadə olunur:

• Satış komandası üçün: Pivot Table hansı məhsulun daha çox satıldığını, hansı satış təmsilçisinin daha yüksək nəticə göstərdiyini və hansı bölgədə zəiflik olduğunu göstərə bilər.
• Anbar uçotunda: Hansı məhsuldan nə qədər qaldığını, hansı məhsulun daha sürətli hərəkət etdiyini və hansı stokun anbarda ilişib qaldığını analiz etmək olur.
• Maliyyə hesabatlarında: Xərcləri kateqoriyalara bölmək, aylıq gəlir-xərc fərqini görmək, departamentlər üzrə büdcə istifadəsini müqayisə etmək mümkündür.

PivotChart funksiyası və interaktiv dashboard qurulması

Bu alətin başqa bir üstünlüyü də odur ki, nəticəni yalnız rəqəm kimi yox, vizual şəkildə də göstərmək olur. Microsoft PivotChart funksiyasını PivotTable ilə birlikdə istifadə etməyi izah edir: istifadəçi cədvəldə bir xana seçir, Insert bölməsindən PivotChart seçir və nəticələri qrafik formada göstərə bilir. Bu, xüsusilə dashboard hazırlayanda çox faydalıdır. Çünki hər kəs uzun cədvəllərə baxmaq istəmir, amma aylıq satış trendini qrafikdə görmək daha tez anlaşılır.

Pivot Table dashboard-ların əsasını təşkil edə bilər. Məsələn, bir səhifədə ümumi satış məbləği, ən çox satılan 10 məhsul, regionlar üzrə satış payı, aylıq dinamika və məhsul kateqoriyalarına görə nəticələr göstərilə bilər. Bu dashboard-a slicer əlavə etdikdə isə istifadəçi istədiyi ili, ayı, regionu və ya məhsul kateqoriyasını seçib nəticəni dərhal dəyişə bilər. Beləliklə, hesabat statik cədvəl olmaqdan çıxır və interaktiv analiz panelinə çevrilir.

Pivot Table-in ən praktik tərəflərindən biri də hesablamaları avtomatik aparmasıdır. Məsələn, sən ümumi satış, orta satış, əməliyyat sayı, maksimum və minimum məbləğ kimi göstəriciləri ayrı-ayrı formullarla hesablamaq məcburiyyətində qalmırsan. Values bölməsində sahəni seçib Sum, Count, Average, Max və Min kimi hesablamaları tətbiq edə bilirsən. Bu da böyük datalarla işləyən şəxslərin vaxtına ciddi qənaət edir.

Pivot Table istifadəsində ən çox edilən səhvlər

Bununla yanaşı, Pivot Table-dən düzgün istifadə etməmək də səhv nəticələrə səbəb ola bilər. Ən çox edilən səhvlərdən biri dataya yeni sətirlər əlavə etdikdən sonra Pivot Table-i yeniləməməklə bağlıdır. Əgər əsas cədvələ yeni satışlar əlavə olunubsa, Pivot Table avtomatik olaraq həmin məlumatı həmişə dərhal göstərməyə bilər. Bu halda Refresh etmək lazımdır.

Digər səhv isə mənbə aralığını sabit seçməkdir. Daha düzgün yol datanı Excel Table formatına çevirməkdir. Belə olduqda yeni sətirlər əlavə ediləndə Pivot Table mənbəsi daha rahat genişlənir.

Pivot Table böyük datalar üçün çox faydalı olsa da, onun da məntiqini anlamaq lazımdır. O, datanı sənin yerinə “düşünmür”, sadəcə sənin verdiyin quruluşa görə xülasə çıxarır. Əgər sən Rows hissəsinə məhsulu, Values hissəsinə satış məbləğini yerləşdirsən, məhsul üzrə satışları görəcəksən. Əgər Rows hissəsinə satış təmsilçisini, Columns hissəsinə ayı, Values hissəsinə mənfəəti yerləşdirsən, əməkdaşların aylıq mənfəət nəticəsini müqayisə edəcəksən. Yəni Pivot Table-in nəticəsi istifadəçinin verdiyi sualdan asılıdır. Düzgün sual versən, düzgün analiz alacaqsan.

Nəticə

This tool həm də Excel biliklərini daha peşəkar səviyyəyə qaldırır. Çünki Pivot Table bilən şəxs sadəcə cədvəl doldurmur, datadan nəticə çıxarır. İş elanlarında da Excel bacarıqları arasında Pivot Table tez-tez tələb olunur. Indeed-də data analyst, business analyst və reporting analyst kimi vakansiyalarda güclü Excel bacarıqları, Pivot Table, data cleaning, Power Query və XLOOKUP kimi bacarıqların qeyd edilməsi bu alətin iş dünyasında praktik əhəmiyyətini göstərir.

Excel-də Pivot Table öyrənmək üçün ən yaxşı yol real data ilə işləməkdir. Sadəcə nəzəri olaraq “Rows nədir, Values nədir?” bilmək kifayət etmir. Məsələn, satış datası götürüb əvvəl məhsul üzrə ümumi satış çıxarmaq, sonra aylıq satış dinamikasına baxmaq, daha sonra regionlar üzrə müqayisə aparmaq lazımdır. Ardınca slicer, filter, PivotChart və calculated field kimi imkanları əlavə etdikdə artıq sadə xülasə cədvəldən real analiz sisteminə keçid edilir. Handex təhsil mərkəzinin təşkil etdiyi təlimlər ilə bütün Excel bacarıqlarınızı peşəkar səviyyədə inkişaf etdirə bilərsiz.

Microsoft Excel-də Pivot Table böyük dataların analizini sadələşdirən, sürətləndirən və daha anlaşıqlı edən əsas alətlərdən biridir. O, minlərlə sətri bir neçə saniyə ərzində xülasəyə çevirə, satışdan maliyyəyə, anbardan HR hesabatlarına qədər müxtəlif sahələrdə qərarverməni asanlaşdıra bilər. Əsas məsələ Pivot Table-i sadəcə texniki funksiya kimi yox, data ilə sual-cavab aparmaq vasitəsi kimi görməkdir. Hansı məhsul daha çox satılır, hansı ayda nəticə zəifləyir, hansı region daha aktivdir, hansı xərc kateqoriyası büdcəni artırır – bütün bu sualların cavabı düzgün qurulmuş Pivot Table hesabatında aydın görünə bilər.